Problemløsning - datoen ændres, når jeg åbner et eksisterende dokument
ProblemløsningOprettet af Lene Fredborg 2010-01-21 11:16I breve og mange andre typer Word-dokumenter er der brug for at angive en dato. Det bør i de fleste tilfælde være sådan, at datoen i et dokument forbliver uændret, hvis dokumentet åbnes igen på en senere dato.
Jeg ser rigtig mange dokumenter, hvor datoen i eksisterende dokumenter ændres til dags dato, når dokumentet åbnes. I diverse fora, hvor brugere kan bede andre om hjælp til Word-problemer, er det også et af de problemer, der forekommer meget tit.
Heldigvis kan du styre datoen, så den ikke opdateres, hvis du bare lige ved, hvordan det hænger sammen. Når datoen opdateres, skyldes det, at den er indsat som et felt, der ikke er af den type, det burde være.
Sådan tjekker du typen af datofelt i et dokument
1. Marker datoen i dokumentet (der står måske ”20. januar 2010” i dit dokument).
2. Tast Skift+F9 for at få vist feltkoden, der skaber datoen.
Det er sandsynligt, at feltkoden ser ca. sådan ud:
{ TIME \@ "d. MMMM yyyy" }
eller muligvis
{ DATE \@ "d. MMMM yyyy" }
Problemet er ordet TIME eller DATE. Det betyder, at feltet er af typen TIME eller DATE, og et sådant felt viser den aktuelle dato. Den præcise formatering af datoen er bestemt af det, der står efter \@.
Sådan ændrer du datoen til en fast dato – den dato dokumentet blev oprettet
For at fastholde den dato dokumentet blev oprettet, skal du ændre typen af datofeltet:
1. Marker datoen og tast Skift+F9 for at vise feltkoden.
2. Udskift ordet ”TIME” med ”CREATEDATE”. Bemærk, at brugen af store og små bogstaver er underordnet (du kan f.eks. også skrive ”CreateDate” eller ”createdate”).
Feltkoden fra ovenstående eksempel ser nu sådan ud:
{ CREATEDATE \@ "d. MMMM yyyy" }
3. Tast F9 for at opdatere feltet og få vist feltresultatet igen.
Nu er datoen ændret til den dato, hvor dokumentet blev oprettet.
Datofelter i skabeloner (templates)
Hvis dit datofelt kommer fra en skabelon, skal du åbne selve skabelonen og rette datofeltet deri. Så vil alle nye dokumenter, der baseres på skabelonen, automatisk få det rigtige datofelt indsat.
Når du opretter et nyt dokument baseret på en skabelon, vil et CREATEDATE-felt få dags dato, selv om selve skabelonen viser en tidligere dato.
Hvis du opretter et ny dokument ved at benytte Gem som (Save As), vil et CREATEDATE-felt i det nye dokument få dags dato.
Datofelter i alle eksisterende dokumenter
Hvis du har andre eksisterende dokumenter, som har datofelter af forkert type, må du rette dem enkeltvis. Hvis der er mange dokumenter, er det muligt at skrive en makro, som kan rette alle dokumenterne. En sådan løsning bliver ikke forklaret her.
Andre muligheder for at fastholde en dato
Der kan være tilfælde, hvor du hverken skal bruge dags dato eller oprettelsesdatoen for dokumentet. Den letteste løsning kan i sådanne tilfælde være at skrive datoen som almindelig tekst.
Sådan kan du ændre et datofelt til almindelig tekst
Du kan ændre et felt, og dermed også et felt af typen CREATEDATE, til almindelig tekst:
1. Marker feltet, som skal ændres til almindelig tekst.
2. Tast Ctrl+Skift+F9.
Det mere tekniske – hvis du bruger makroer til at oprette eller redigere dokumenter
Når jeg laver Word-løsninger til håndtering af dokumenter, bruger jeg i mange tilfælde felter af typen DocProperty til at håndtere datoen. På den måde kan en bestemt dato fastholdes uafhængigt af oprettelsestidspunkt og dags dato. Hvis datoen skal ændres, håndterer jeg dette via makroer, der samtidig automatisk opdaterer felter.
Lidt om formatering af datoer
Ved at ændre instruktionerne efter \@ i feltkoden til et datofelt kan du formatere datoen på alle mulige forskellige måder. Nogle eksempler:
d indsætter dagen i måneden (her 20). Når der kun er ét d, skrives dagen som 1, 2, 3, …31. Hvis der i stedet står dd, vil dagen blive skrevet som 01, 02, 03, …31.
MMMM indsætter månedsnavnet skrevet fuldt ud, her ”januar”. Hvis der havde stået MMM, ville månedsnavnet blive forkortet til 3 bogstaver, f.eks. ”jan”.
yyyy indsætter årstallet med 4 cifre, f.eks. 2010. Hvis du i stedet skriver ”yy”, indsættes kun de to sidste cifre af årstallet (f.eks. 10).
Opdatering af felter
Husk, at du tit er nødt til at fremtvinge en opdatering af felter for at få vist den rigtige værdi. Du kan taste F9 for at opdatere felter i det markerede.
Hvis du vil sikre dig, at alle felter i et dokument opdateres, uanset hvor de er placeret i dokumentet, kan du bruge en makro. Jeg har tidligere skrevet en artikel om det, hvor du kan finde en makro klar til brug:
http://wordblog.thedoctools.com/#post38
Sådan kan du let manuelt oprette et CREATEDATE-felt
Når man lige har prøvet det et par gange, er det faktisk i mange tilfælde hurtigere at skrive felter manuelt i stedet for at bruge den indbyggede funktionalitet i Word til at indsætte felter. På den måde har man helt styr over felternes opbygning. Proceduren ser lang ud, men det tager kun et øjeblik at lave et sådant felt.
Du kan gøre sådan for at lave et CREATEDATE-felt:
1. Skriv:
CREATEDATE \@ "d. MMM yyyy"
2. Vælg den tekst, du lige har skrevet og tast Ctrl+F9. På den måde bliver teksten omdannet til et felt, der ser sådan ud:
{ CREATEDATE \@ "d MMM yyyy" }
Bemærk, at feltklammerne skal laves med Ctrl+F9. Man kan ikke skrive dem normalt.
3. Tast F9 for at opdatere feltet. Tast Alt+F9 hvis der ikke automatisk skiftes om, så du ser feltresultatet i stedet for feltkoderne.
Nu står dokumentets oprettelsesdato i dokumentet, f.eks.:
20. januar 2010
Datofelter og sprog
Hvis du har datofelter, der viser månedsdage og -navne skrevet med bogstaver (f.eks. ”mandag” og ”januar”), er der endnu et forhold, du skal tage højde for.
Det er sådan, at datofelter skriver datoer med månedsnavne og dagsnavne på det sprog, som er valgt for teksten. Hvis du i et dansk dokument ser en dato med engelsk tekst, skyldes det, at teksten i datofeltet (eller måske i hele afsnittet eller dokumentet) er sat til engelsk stavekontrol.
Hvis datofeltet, der viser datoen ”20. januar 2010” står til engelsk sprog i stedet for dansk, vises i stedet teksten ”20. January 2010”.
Hvis du har Word 2003 eller tidligere version, kan du i statuslinjen nederst se det aktuelle sprog. Marker den tekst, der skal ændres til et andet sprog. Dobbeltklik på ”sprogknappen” i Statuslinjen og vælg Dansk i dialogboksen Angiv sprog (Select Language). Dialogboksen kan også åbnes via Funktioner > Sprog > Angiv sprog (Tools > Language > Set Language), men det er hurtigere at bruge statuslinjen. Tast derefter F9 for at opdatere feltet, så det viser den nye værdi.
I Word 2007 kan man selv føje ”sprogknappen” til Statuslinjen forneden (højreklik i linjen og vælg ”Sprog”).
Når du redigerer et dokument skal du huske på, at felter er noget særligt
Endnu en vigtig ting med felter: man kan godt rette manuelt i feltresultater, men det går bare ikke godt – næste gang man opdaterer felter, forsvinder de manuelle rettelser.
Jeg anbefaler generelt, at man har slået en indstilling til, så felter altid vises med feltskygge, dvs. at alle felter på den måde vises med grå baggrundsfarve på skærmen. Den grå farve udskrives ikke. Feltskyggen hjælper med til at holde styr på typen af indhold i dine dokumenter.
I Word 2003 og tidligere versioner finder du indstillingen for feltskygge her: Funktioner > Indstillinger > fanen Vis > Feltskygge > Altid (Tools > Options > fanen View > Field shading > Always).
I Word 2007 finder du indstillingen for feltskygge her: Office-knappen > kategorien Avanceret > gruppen Dokumentindhold > Feltskygge > Altid (Office-knappen > Advanced > Document content > Field shading > Always).
Relaterede artikler
Sådan holder du en dato sammen på en linje
Makro som opdaterer alle felter i et dokument
Info fra Microsoft – du kan også søge i Hjælp
Feltet DATE: http://office.microsoft.com/en-us/word/HP051861431033.aspx
Feltet TIME: http://office.microsoft.com/en-us/word/HP051861991033.aspx
Feltet CREATEDATE: http://office.microsoft.com/en-us/word/HP051861421033.aspx
- Kommentarer(0)http://wordblog.thedoctools.com/#post72
